Назначих виртуален служител, който събира фактурите вместо мен

В началото на месеца сме. Предстои да подготвя документите за счетоводството за предходния месец. Събиране на фактури от различни източници – от платформи, доставчици, изпратени по имейл, хартиени фактури.

Чисто оперативна задача, която трябва да бъде свършена навреме, но в същото време не ми носи голяма добавена стойност.

Тъй като ми отнемаше сравнително малко време – 1-2 часа месечно – я вършех всеки месец, без да ѝ слагам приоритет за оптимизация.

Осъзнах обаче, че тази задача не ми „струва“ само единия или двата часа, в които сядам да подготвя пакета за счетоводството, а че ми изяжда по малко от вниманието и фокуса през целия месец. Работата ми изисква концентрация – и всяко прекъсване има цена.

Например пристига имейл с фактура от AWS. Не го отварям веднага, но го помня. Пристига хартиена фактура от куриер – пак я слагам настрана. Но всичко това стои в задачите ми и чака началото на месеца, за да бъде окомплектовано за счетоводството.

Има изследвания в психологията, които твърдят, че всяко решение, което вземаме – дори малко и незначително – черпи от един и същи ограничен резервоар на умствена енергия.

Даниел Канеман, нобелов лауреат по икономика, посвещава голяма част от работата си на това как мозъкът харчи умствена енергия и как това влияе на решенията ни. Колкото повече харчим от този резервоар за малките неща, толкова по-малко остава за важните.

Вниманието и фокусът са едни от най-ценните ресурси, с които разполагаме.

Има задачи, които са важни и спешни – тях ги правиш веднага. Има такива, които не са нито едното, нито другото – тях изобщо не ги правиш. Но има и такива, които са важни, но пък не спешни – и затова стоят и чакат.

Оптимизирането на процеса по събиране на фактурите и окомплектоването им за счетоводството беше точно такава задача – важна, но не спешна.

И задачата си чакаше ред.

Междувременно, покрай развитието на изкуствения интелект, бяхме започнали да мислим как AI може да ни помага в работата ни, а събирането на фактурите беше естествен пример за оперативна задача, която можеше да бъде поета от виртуален служител, задвижван от AI.

Така се появи виртуалният служител Finance & Accounting Employee (FAE).

FAE не е счетоводител. Не замества счетоводната фирма, с която работим. Той е служителят, който поема оперативната работа около финансите и счетоводството вътре в екипа, така че да не я върша аз – разбира се, с ограниченията, които има.

За мен той е част от екипа ни. Събирането и окомплектоването на фактурите е само една от задачите му.

Той е захранен с достатъчно фирмен контекст, за да върши работата си.

Какво реално прави FAE?

Това, което аз вършех преди.

Сега в началото на месеца просто му казвам: „Хайде, подготви пакета с фактури за счетоводството.“

Той знае всички източници, от които е необходимо да извлече фактурите – различни платформи (AWS, OpenAI, Facebook и други), доставчици и такива, пристигнали по имейл. Грижи се и за хартиените фактури.

Аналогията е все едно задачата я върши реален човек. При хартиените фактури моята задача се свежда до това да му я предам(снимам и изпратя), щом е при мен. След което не се занимавам повече, защото знам, че той ще я обработи. Точно както бих я дал на реален служител, който се грижи за това.

Когато се появи нов източник на фактура – например ползвам нова услуга, продукт или периодично плащане – е необходимо еднократно да го настроя – откъде идва фактурата и какво е специфичното, ако има такова.

След това всеки месец той знае какво да прави и не е необходима моята намеса.

Ефектът е, че от ангажиментите ми отпада една дейност, която не ми носи голяма добавена стойност, и мога да насоча това време и фокус към развитието на платформата ни или към друга дейност, която е свързана с развитието на фирмата.

В същото време задачата е свършена.

Фактурите са само един пример за процес, който може да бъде поет по този начин. В нашата фирма има много дейности, които вече се вършат от виртуални служители – екипът ни е от хора и виртуални служители.

Един от най-ценните активи, с които разполагаме, е нашето време и фокус, затова според мен си струва да ги пазим за наистина важните неща, а това, което може, да делегираме.

Вниманието не е нещо, което можеш да наемеш. Затова внимавай за какво го харчиш.

За по-голямата картина около виртуалните служители и как изграждаме оперативния модел на фирмата – разказвам тук.